Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher#

Produktivo GmbH, Max-Planck-Str. 6–8, 50858 Köln, vertreten durch den Geschäftsführer Dominic Michels
Tel.: 0221 80166-457 · E-Mail: info@produktivo.com
Handelsregister: Amtsgericht Köln, HRB 97613 · USt-IdNr. DE322781518

Ein Datenschutzbeauftragter ist nach § 38 BDSG nicht zu benennen. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an info@produktivo.com.

2. Allgemeines / Rechtsgrundlagen#

(1) Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist oder eine andere Rechtsgrundlage besteht.

(2) Rechtsgrundlagen sind insbesondere: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), Vertragserfüllung/vorvertragliche Maßnahmen (lit. b), rechtliche Verpflichtung (lit. c) sowie berechtigtes Interesse (lit. f).

(3) Pflicht zur Bereitstellung: Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten können wir eine Anfrage jedoch nicht bearbeiten bzw. einen Vertrag (z. B. eine Bestellung) nicht abschließen oder durchführen. Freiwillige Angaben sind als solche erkennbar.

(4) Drittlandübermittlung: Soweit Dienste Daten außerhalb der EU/des EWR (insbesondere in den USA) verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (EU-US Data Privacy Framework) oder der EU-Standardvertragsklauseln nebst ergänzenden Maßnahmen.

3. Rechte der betroffenen Personen#

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie auf Widerruf erteilter Einwilligungen (mit Wirkung für die Zukunft).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung, die auf berechtigtem Interesse beruht, aus Gründen Ihrer besonderen Situation jederzeit widersprechen; gegen Direktwerbung jederzeit ohne Begründung.

Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

4. Dienstleister (Hosting, Infrastruktur, Bürosoftware)#

Wir setzen folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) ein:

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (berechtigtes Interesse: sicherer, effizienter Geschäftsbetrieb und Auswertung der Reichweite unserer Kurzlinks); Sicherheits-/Funktions-Cookies (z. B. Cloudflare) auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. § 25 Abs. 2 TDDDG
• Datenschutz: onepage.io/de/datenschutzerklarung · strato.de · aws.amazon.com · hostinger.de · cloudflare.com · microsoft.com/de-de/privacy · all-inkl.com · legal.hubspot.com/de/privacy-policy · bitly.com/pages/privacy · openai.com/policies

5. Zugriffsdaten / Server-Logfiles#

Beim Aufruf der Website werden automatisch Informationen erfasst, die Ihr Browser übermittelt (IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, abgerufene Seite, HTTP-Status, übertragene Datenmenge, Referrer, Browser/Betriebssystem). Die Verarbeitung erfolgt zur Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs und der Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Löschung nach 30 Tagen.

6. Cookies, Einwilligungsverwaltung und Webanalyse (Onepage)#

(1) Technisch notwendige Cookies werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. § 25 Abs. 2 TDDDG gesetzt. Nicht notwendige Cookies (Analyse, eingebettete Inhalte) werden nur mit Ihrer Einwilligung gesetzt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG).

(2) Einwilligungsverwaltung: Die Einwilligung wird über das in Onepage integrierte Consent-/Cookie-Tool eingeholt; Sie können sie dort jederzeit widerrufen.

(3) Webanalyse (Onepage Analytics): Wir nutzen die in unsere Website (Onepage) integrierte Reichweitenmessung „Onepage Analytics", um die Nutzung auszuwerten (Besucher, Seitenaufrufe, Funnel-Aktivitäten). Anbieter: Onepage GmbH, Frankfurt a. M. (Auftragsverarbeiter), Serverstandort EU. Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), eingeholt über das Onepage-Consent-Tool.

7. Kontaktaufnahme#

Bei Kontakt per E-Mail, Telefon, Formular oder Terminbuchung verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, E-Mail, Telefon, Nachricht) zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Die Anfragen werden in unserem eigenen, selbst betriebenen System (Server bei Hostinger in der EU) erfasst und dort von unseren Mitarbeitenden bearbeitet; Kunden- und Interessentendaten pflegen wir zudem in unserem CRM (HubSpot). Löschung, sobald nicht mehr erforderlich und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen; Anfragen, aus denen kein Vertrag entsteht, in der Regel spätestens drei Jahre nach dem letzten Kontakt.

7a. Geschäftskontakte aus öffentlich zugänglichen Quellen#

Um Unternehmen gezielt auf unsere Leistungen anzusprechen, erheben wir Geschäftskontaktdaten aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Unternehmenswebsites, Impressum, Branchen- und Kartenverzeichnisse). Das betrifft Firma, Anschrift, Telefonnummer, Website sowie – soweit dort angegeben – Name, Funktion und geschäftliche E-Mail-Adresse von Ansprechpartnern. Zur Auswertung öffentlich verfügbarer Website-Inhalte können wir KI-Dienste einsetzen (siehe Abschnitt 4).

• Zweck: persönliche geschäftliche Ansprache (in der Regel telefonisch) und Dokumentation der Kontakte in unserem CRM.
• Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an der Ansprache potenzieller Geschäftskunden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Widerspruch: Sie können der Verarbeitung jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO), z. B. formlos per E-Mail an info@produktivo.com. Wir sprechen Sie dann nicht mehr an und speichern nur noch einen Sperrvermerk, damit das auch so bleibt.
• Speicherdauer: Kommt keine Geschäftsbeziehung zustande, löschen wir die Daten spätestens zwei Jahre nach dem letzten Kontakt.

8. Telefonie (Aircall) und KI-Telefonassistent „Ingeborg" (Fonio)#

Für unsere telefonische Erreichbarkeit setzen wir Aircall ein (Aircall SAS, Frankreich; technische Verarbeitung auch durch Aircall.io, Inc., USA – DPF-zertifiziert). Verarbeitet werden im Wesentlichen Verbindungs- und Kontaktdaten (z. B. Rufnummer, Zeit, Dauer, ggf. Notizen). Eine Aufzeichnung oder Transkription von Gesprächen findet nicht statt.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO · Auftragsverarbeiter
• Hosting/Standort: AWS; Verarbeitung u. a. in den USA (Region Oregon). Drittlandtransfer abgesichert durch EU-US Data Privacy Framework und EU-Standardvertragsklauseln (2021) nebst Verschlüsselung (TLS 1.2, AES-256).
• Datenschutz: aircall.io/privacy

8.1 KI-Telefonassistent „Ingeborg" (Inbound)#

Aktivieren wir unseren KI-Telefonassistenten „Ingeborg" (betrieben über die Sprach-KI-Plattform Fonio, fonio GmbH, Wien), nimmt dieser eingehende Anrufe entgegen. Das Gespräch wird – ohne Speicherung einer Audioaufnahme – als Text dokumentiert (transkribiert), um daraus Aufgaben/Vorgänge zu erstellen, die anschließend durch unsere Mitarbeitenden bearbeitet oder über unsere Automatisierung (n8n, self-hosted, EU) weiterverarbeitet werden. Verarbeitet werden die Rufnummer, das Transkript sowie die daraus abgeleiteten Aufgabendaten.

• Transparenz (KI-Hinweis): Zu Gesprächsbeginn wird offengelegt, dass ein KI-Assistent spricht (Art. 50 KI-VO).
• Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung einschließlich der Transkription ist zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Eine Audioaufnahme des Gesprächs erfolgt nicht.
• Empfänger/Verarbeitung: Fonio (Auftragsverarbeiter; Telefonie, Transkription, KI-Gesprächsführung), dessen Unterauftragsverarbeiter u. a. für Hosting (Hetzner/OVH, Deutschland/EU), Telefonie (Twilio, Voxbone – EU), Spracherkennung, Sprachmodell und Sprachausgabe (u. a. Soniox, OpenAI Ireland, Inworld – Verarbeitung in der EU; bei Störungen der EU-Standorte kurzzeitig USA → DPF/SCC); vollständige Liste: fonio.ai/de/avv (Anhang 3); Weiterverarbeitung in unserer self-gehosteten n8n-Umgebung (Hostinger, EU); abschließende Bearbeitung durch Mitarbeitende. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung findet nicht statt (Art. 22 DSGVO).
• Speicherdauer: Transkripte/Aufgabendaten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind, spätestens nach 90 Tagen.
• Datenschutz: fonio.ai

8.2 Test-/Demo-Anruf „Ingeborg" (produktivo.com/ingeborg)#

Auf unserer Website bieten wir einen Testanruf mit unserem KI-Assistenten an, um unsere Agenturleistung vorzuführen. Hierzu geben Sie Name, Telefonnummer und optional Ihre Branche an; nach Klick auf „Jetzt Testanruf starten" ruft unser KI-Assistent (über Fonio) die angegebene Nummer an. Der Testanruf wird zu Qualitätszwecken aufgezeichnet.

• Transparenz: Es wird offengelegt, dass der Anruf von einem KI-Assistenten geführt wird (Art. 50 KI-VO).
• Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie vor dem Start aktiv erteilen; sie umfasst den Anruf an die angegebene Nummer und die Aufzeichnung. Die Einwilligung ist freiwillig und jederzeit für die Zukunft widerrufbar.
• Daten/Empfänger: Name, Telefonnummer, Branche sowie die Gesprächsaufzeichnung und das Transkript; Verarbeitung über Fonio (Auftragsverarbeiter) und dessen Unterauftragsverarbeiter (siehe 8.1; Liste: fonio.ai/de/avv).
• Einwilligungstext: „Mit ‚Jetzt Testanruf starten' willige ich ein, von einem KI-Assistenten der Produktivo GmbH unter der angegebenen Nummer angerufen zu werden; der Anruf wird aufgezeichnet (Widerruf jederzeit). Infos: Datenschutzerklärung."
• Löschung: Die Audioaufzeichnung wird nach 30 Tagen, Transkript und Eingaben nach 90 Tagen gelöscht.

8.3 Aufzeichnung von Beratungs- und Verkaufsgesprächen#

Beratungs- und Verkaufsgespräche (per Telefon oder Videokonferenz) zeichnen wir nur mit Ihrer vorherigen ausdrücklichen Einwilligung auf oder lassen sie als Text mitschreiben (Transkript). Aufzeichnung und Transkript dienen der Dokumentation und dem Nachweis des Vertragsinhalts. Nicht jedes Gespräch wird aufgezeichnet oder transkribiert.

• Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); gegenüber Unternehmern stützt sich die Verarbeitung ergänzend auf unser berechtigtes Interesse an der Beweissicherung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Einwilligung wird vor Beginn der Aufzeichnung eingeholt; sie ist freiwillig und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar. Ohne Einwilligung bestätigen wir den Vertragsinhalt stattdessen in Textform.
• Daten: Gesprächsinhalt (Audio bzw. Audio/Video und/oder Transkript), Rufnummer bzw. Konferenz-Identifikatoren, Zeit und Dauer.
• Empfänger/Verarbeitung: Cisco Webex (Cisco Systems) einschließlich der Webex-Transkriptionsfunktion als Auftragsverarbeiter; EU-Datenresidenz (Frankfurt/Amsterdam), etwaige US-Anteile über DPF/SCC.
• Speicherdauer: Löschung, sobald für Dokumentations-/Beweiszwecke nicht mehr erforderlich, im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen.

9. Terminbuchung (Calendly)#

Für die Online-Terminvereinbarung setzen wir Calendly ein (Calendly LLC, USA). Verarbeitet werden z. B. Name, E-Mail und Terminangaben.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO; bei Einwilligung lit. a / § 25 TDDDG · Auftragsverarbeiter · USA → DPF/SCC
• Datenschutz: calendly.com/de/pages/privacy

10. Webinare und Online-Seminare (Webex, WebinarGeek)#

Für Webinare, Online-Seminare und Videokonferenzen setzen wir ein:

• Cisco Webex (Cisco Systems) – bei aktivierter EU-Datenresidenz Speicherung in der EU (Rechenzentren Frankfurt/Amsterdam); ergänzende Verarbeitung in den USA möglich → DPF/SCC
• WebinarGeek (Niederlande) – EU

Verarbeitet werden Anmelde- und Teilnahmedaten (z. B. Name, E-Mail, ggf. Audio/Video während der Session). Wird in einer Sitzung ein Transkript erstellt, weisen wir vorher darauf hin.

Feedbackbögen zu Seminaren und Vorträgen: Ausgefüllte Rückmeldebögen (Bewertung, Freitext und – soweit angegeben – Name und E-Mail) digitalisieren wir per Foto und lesen sie mithilfe eines KI-Dienstes aus (siehe Abschnitt 4), um die Rückmeldungen auszuwerten und unserem Auftraggeber zusammengefasst zu berichten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für Newsletter nutzen wir eine angegebene E-Mail-Adresse nur, wenn Sie dies auf dem Bogen ausdrücklich angekreuzt haben (Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; siehe Abschnitt 11). Die Fotos löschen wir nach der Auswertung.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO · Auftragsverarbeiter
• Datenschutz: webex.com · webinargeek.com

11. E-Mail-Marketing / Kampagnen (ActiveCampaign)#

Für E-Mail-Kampagnen (unregelmäßig) setzen wir ActiveCampaign ein (ActiveCampaign LLC, USA). Der Versand erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) im Double-opt-in-Verfahren; Abmeldung jederzeit möglich.

• Auftragsverarbeiter · USA → DPF/SCC · Datenschutz: activecampaign.com

12. Verkauf über Reseller/Marktplatz (CopeCart)#

Für den Verkauf kostenpflichtiger digitaler Angebote (z. B. Online-Kurse) setzen wir den Reseller CopeCart ein (CopeCart GmbH, Berlin). CopeCart tritt gegenüber dem Käufer als Verkäufer/Abwickler auf (Kauf, Rechnung, Umsatzsteuer, Widerruf, Erstattung) und ist insoweit eigenständig Verantwortlicher. Produktivo erhält die zur Leistungserbringung erforderlichen Daten.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO · EU · Datenschutz: copecart.com/datenschutz

13. Zahlungsabwicklung Direktverkauf (Stripe)#

Bei Verkäufen über eigene Kanäle setzen wir Stripe als Zahlungsdienstleister ein (Stripe Payments Europe Ltd., Irland). Zur Zahlungsabwicklung erforderliche Daten werden an Stripe übermittelt.

Bestellseite für Geschäftskunden (bestellung.produktivo.com): Über einen persönlichen Bestelllink können Unternehmen Leistungen (z. B. den KI-Telefonassistenten) online bestellen. Verarbeitet werden die Unternehmens- und Rechnungsdaten, Name und E-Mail-Adresse der bestellenden Person, die Zahlungsdaten (Eingabe direkt in die von Stripe bereitgestellten Felder; Karten- bzw. Kontodaten erhalten wir nicht vollständig) sowie zum Nachweis des Vertragsschlusses Zeitpunkt, IP-Adresse, Browserkennung und die Fassung der akzeptierten Vertragsunterlagen. Beim Aufruf der Seite wird Stripe.js geladen; Stripe verarbeitet dabei auch Geräte- und Verbindungsdaten zur Betrugsprävention. Bestellbestätigung, Rechnungen und Lastschrift-Ankündigungen erhalten Sie per E-Mail (Versand über ALL-INKL, siehe Abschnitt 4; Stripe kann Mandatsbestätigungen und Lastschrift-Ankündigungen zusätzlich selbst versenden).

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsschluss und -durchführung), lit. c (Aufbewahrungspflichten) und lit. f (Nachweis des Vertragsschlusses, Betrugsprävention)
• Speicherdauer: Vertragsdaten und Zustimmungsnachweis für die Dauer des Vertrags zzgl. gesetzlicher Verjährungs- und Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre für Buchungsbelege)
• Standort: EU/Irland; ggf. USA → DPF/SCC · Datenschutz: stripe.com/de/privacy

14. Nutzerkonto / Lernplattform#

Bei Registrierung für unsere Lernplattform verarbeiten wir Registrierungs- und Nutzungsdaten zur Bereitstellung des Zugangs und zur Vertragsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), im Double-opt-in-Verfahren. Die Plattform wird über die in Abschnitt 4 genannten Dienste (STRATO, AWS, Onepage) betrieben. Einzelheiten zu Laufzeit und Löschung ergeben sich aus den AGB (Teil 3) und dem Abschnitt „Speicherdauer".

15. Ticketverkauf (Ticketdienstleister, z. B. Eventbrite)#

Für den Verkauf von Tickets zu öffentlichen Veranstaltungen setzen wir Ticketdienstleister ein (z. B. Eventbrite). Verarbeitet werden Name, E-Mail, Bestell- und Zahlungsdaten.

• Rolle: Produktivo ist Verantwortlicher; der Ticketdienstleister verarbeitet die Teilnehmerdaten als Auftragsverarbeiter (DPA); soweit er Daten für eigene Zwecke verarbeitet, insoweit eigenständig verantwortlich.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO · USA → DPF/SCC · Datenschutz: eventbrite.de

16. Social-Media-Profile und Verlinkungen#

Wir sind in sozialen Netzwerken vertreten (LinkedIn, Facebook, Instagram) und verweisen über Icons im Footer auf unsere Profile.

(1) Bei diesen Icons handelt es sich um einfache Verlinkungen (Hyperlinks), keine eingebetteten Social-Media-Plug-ins. Beim bloßen Aufruf unserer Website werden dadurch keine Daten an die Netzwerke übertragen; eine Übertragung erfolgt erst, wenn Sie den Link anklicken und die jeweilige Plattform aufrufen. Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich.

(2) Beim Besuch unserer Profile gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters (Anbieter in den USA → DPF/SCC); bei Unternehmensseiten besteht ggf. eine gemeinsame Verantwortlichkeit (Art. 26 DSGVO).

(3) Sollten künftig aktive Plug-ins (z. B. eingebetteter Feed/Button) eingesetzt werden, erfolgt dies nur nach Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG).

• Datenschutz: linkedin.com · facebook.com · instagram.com

17. Eingebettete Inhalte (Videos, Karten, Schriftarten)#

Auf unserer Website binden wir Inhalte Dritter ein. Diese werden – soweit nicht technisch notwendig – erst nach Ihrer Einwilligung über das Consent-Tool geladen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG); dabei wird u. a. Ihre IP-Adresse an den jeweiligen Anbieter übermittelt. Videos werden möglichst im „erweiterten Datenschutzmodus" eingebunden.

• Datenschutz: policies.google.com/privacy · wistia.com/privacy · openstreetmap.org/copyright · bunny.net/privacy

18. Speicherdauer#

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. handels-/steuerrechtlich) bestehen. Danach werden die Daten gelöscht.

19. Datensicherheit#

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, insbesondere eine TLS-/SSL-Verschlüsselung der Website (erkennbar an „https" und Schloss-Symbol).

20. Keine automatisierte Entscheidungsfindung#

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling mit rechtlicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

21. Änderungen dieser Datenschutzerklärung#

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn Änderungen der Verarbeitung oder der Rechtslage dies erfordern. Es gilt die jeweils auf der Website veröffentlichte Fassung.